遺失物管理の属人化を解消し、記録時間も半減。「誰でもできる」を実現した長崎の地域密着型商業施設の現場起点DX！

お客様の課題

公共施設と50を超える専門店が集う長崎の地域密着型の複合商業施設、チトセピア。
HOKURYO CONNECTの遺失物管理システムの導入を通じて管理業務を最適化し、誰でも対応できる運用体制を整えました。

引継に必要なのは、「効率化」できて「誰でも使える」仕組み

―導入の背景を教えてください。

導入前は、月間３００件ほど出てくる遺失物の管理や問い合わせの業務をほぼ私一人が担っていました。
けれど将来のことを考えると、自分だけで業務を抱えるのではなく、ほかのスタッフにも引き継いでいく必要があると思っていたんです。
しかし引継ぎにあたり、今の管理方法では少し問題がありました。

従来業務の課題：非効率な業務運用体制

これまでは遺失物を2種類の紙の台帳で管理しており、とても手間がかかっていました。
一つが遺失物の詳細な内容が書いてある「記録簿」のような台帳、もう一つが問い合わせがあった際に探しやすくするため、大まかな内容を１０件ごとにまとめた「索引簿」のような台帳です。
２種類あるため、書くこと自体に時間がかかっていました。
それに索引簿があっても、問い合わせの内容によっては探すのに時間がかかります。一回電話を切って、探してから折り返す対応になることもたびたびありましたね。
人数も少ない中、この非効率なやり方を変えるのが急務でした。

導入に向けた課題：スタッフが使えるか心配

この非効率をどうにか改善できないかと思っていたところ、ちょうど御社からご提案をいただいたんです。そこからシステム導入を検討し始めました。ただ新しいものを入れるとなると、また別の問題が出てきたんです。
遺失物を受け付けるインフォメーションスタッフ、問い合わせを受ける事務所スタッフ、この全員が操作を覚えられて、かつ簡単に操作できるシステムでなければ、かえって負担が増えてしまうという問題です。
特にインフォメーションには遺失物の問合せ以外でも多くのお客様が訪れるため、できるだけ少ない操作で直感的に使えるシステムでないと、せっかく導入しても活用が進まないだろうと思っていました。

ホクリョーリード/北菱電興からの
提案と解決

「業務効率化」「誰でも使える」の両方を満たしてくれた。

―導入の決め手はなんでしたか？

業務課題、導入課題の両方をクリアできていたところです。
業務課題については、登録した画像をAIが読み取って自動で名前などを入力してくれる機能から、これまで記録にかかっていた時間が大幅に削減できそうだと感じました。
問合せについても、検索してすぐに画像で確認できるので、お客様を待たせる時間が減りそうだと思いましたね。

しかし何よりも大きかったのは、直感的な操作性です。
画面を見たときに操作の手順が少なく、どの画面に何を入力すればいいかも直感で理解できたため、これならどのスタッフでも使えそうだと感じたことが決め手でしたね。
使い方も、一回触ればすぐ覚えられるくらい、シンプルでよかったです。

加えて、オンラインでのサポートに当初不安もありましたが、丁寧にご対応いただき、安心して導入を進めることができました。最終的には長崎まで脚を運んでくださり、こうして直にお話できてよかったです。

―導入はスムーズに進みましたか？

推進役が私一人だったことは当初不安に感じていました。
システム導入を検討し始めた頃、ほかのスタッフから、「これまでのやり方に慣れているし、ほかの仕事も忙しい中やり方を変えるのが難しい」という意見が出ていたんです。
特にインフォメーションは、遺失物が届けられる以外にも頻繁にお客様が訪れるので、システムに入力するよりこれまでの手書きの方が楽だと。

だから最初は現場に負担をかけないよう、画像だけを登録してもらうところから始めたんです。使うハードルを下げて、徐々に慣れてもらう形で運用を進めていきました。
実際にトライアルを始めると、急にペーパーレスが進みましたね。もう紙台帳には戻れません笑。
一部、当日分の登録が追いつかないなど運用上の課題は残っていますが、スタッフがよりスムーズに運用できるよう、引き続き工夫を重ねているところです。